Elke organisatie verzamelt intakegegevens: via formulieren, gesprekken, e-mails of losse documenten. Vaak blijven deze gegevens echter verspreid en ongestructureerd, waardoor ze hun waarde verliezen. NIMMA laat zien dat dit anders kan. In deze case beschrijven we hoe intake-informatie automatisch wordt omgezet in een rijke contextlaag die niet alleen gestructureerd is, maar ook direct bruikbare inzichten oplevert. Het resultaat: minder handwerk, hogere datakwaliteit en sneller waarde creëren voor klanten.
De uitdaging: versnipperde intake
Veel bedrijven kampen met hetzelfde probleem: intakegegevens worden op verschillende plekken opgeslagen. Een formulier staat in Google Forms, notities in e-mails, bestanden op een gedeelde schijf. Dit leidt tot:
- Onvolledige profielen – belangrijke antwoorden raken kwijt of worden vergeten.
- Tijdverlies – medewerkers moeten data handmatig samenvoegen.
- Inconsistentie – verschillende afdelingen werken met verschillende versies.
- Minder klantwaarde – zonder een compleet beeld is advies vaak oppervlakkig.
De vraag was: hoe kan intake-informatie automatisch worden omgezet in een betrouwbare bron van waarheid?
De aanpak met NIMMA
Het traject begon met de inzet van NIMMA’s Intake Manager. Dit systeem verzamelt intakegegevens via dynamische formulieren, gekoppeld aan projecten en klanten. Vervolgens worden antwoorden, bestanden en gesprekken direct omgezet naar structured data in de Context Modules. Dit gebeurt volledig automatisch en in realtime, zonder extra handmatige stappen.
Stap 1 – Intake verzamelen
De klant vult een formulier in of levert documenten aan. Alles komt centraal binnen en wordt meteen gekoppeld aan de juiste entiteit (bedrijf, project of klantprofiel).
Stap 2 – Data structureren
In plaats van losse tekstvelden worden antwoorden geparsed, gevalideerd en opgeslagen als gestructureerde objecten. Denk aan velden als bedrijfsgrootte, doelen, uitdagingen of budgetrange. Ook bestanden worden gekoppeld aan de juiste context.
Stap 3 – Verrijking en analyse
NIMMA verrijkt de intake automatisch met aanvullende context. Via scraping, databronnen of AI-analyse worden extra inzichten toegevoegd. Bijvoorbeeld: branchecijfers, vergelijkbare cases of markttrends.
Stap 4 – Inzichten genereren
De verrijkte context wordt direct bruikbaar gemaakt. Consultants of accountmanagers krijgen een overzicht met belangrijkste uitdagingen, mogelijke oplossingen en vervolgstappen. Dit is niet langer handmatig werk, maar een geautomatiseerd proces dat direct waarde toevoegt.
Praktijkvoorbeeld
Een consultancybureau gebruikte voorheen Excel-sheets en losse Word-documenten om intake vast te leggen. Met NIMMA verandert dit volledig: na een intakegesprek worden antwoorden en notities direct verwerkt, transcripten gekoppeld en verrijkt met branche-informatie. Binnen een uur is er een compleet klantprofiel, inclusief aanbevelingen en vervolgstappen. Het resultaat: klanten voelen zich sneller begrepen en consultants besparen uren werk.
Voordelen voor organisaties
- Tijdbesparing – minder handmatige data-entry en verwerking.
- Datakwaliteit – consistente en volledige profielen, zonder hiaten.
- Snellere waardecreatie – inzichten zijn direct beschikbaar voor advies of rapportage.
- Betere klantervaring – klanten merken dat gesprekken direct resultaat opleveren.
Integratie met andere modules
De kracht van NIMMA zit in de koppeling met andere modules. Intake-data voedt direct de Document Manager voor rapportages, de Orchestrator voor workflows, en de Context Manager voor AI-output. Zo wordt een intake niet alleen vastgelegd, maar ook omgezet in concrete waarde binnen het hele systeem.
Beveiliging en betrouwbaarheid
Omdat intakegegevens vaak gevoelige informatie bevatten, worden ze in NIMMA beveiligd met encryptie, JWT-authenticatie en rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC). Dit garandeert dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben en dat data veilig blijft, zowel in opslag als tijdens transport.
Conclusie
Deze case laat zien hoe intakegegevens, die traditioneel gezien veel handwerk vragen en vaak versnipperd raken, dankzij NIMMA worden omgezet in waardevolle inzichten. Door intake te koppelen aan context, verrijking en workflows ontstaat een proces dat sneller, betrouwbaarder en waardevoller is – zowel voor organisaties als voor klanten.
Ontdek hoe NIMMA intakegegevens in jouw organisatie kan transformeren naar waardevolle inzichten.
